Neue Anforderungen an Kassensysteme ab 1. Januar 2017
Ab dem 1. Januar 2017 sollten nur noch elektronische Kassensysteme eingesetzt werden, die Einzelumsätze aufzeichnen. Diese Aufzeichnungen müssen dann mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden. Damit läuft eine Übergangsregelung aus, wodurch Unternehmen in bargeldintensiven Branchen möglicherweise größere Investitionen vornehmen müssen.
Seit einigen Jahren schon sind Unternehmer, die digitale Kassen einsetzen, angehalten, jeden Einzelumsatz durch die Kasse aufzeichnen zu lassen, zu speichern und mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Die so erzeugten digitalen Unterlagen müssen innerhalb der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden.
Bislang brauchten Unternehmer diese Anforderungen nicht erfüllen, wenn sie ein altes Kassensystem eingesetzt haben, das den aktuellen Vorgaben nicht entspricht und nachweislich auch nicht entsprechend aufgerüstet werden kann. Mit Wirkung zum 1. Januar 2017 ist diese Möglichkeit entfallen. Damit reicht eine Aufbewahrung des sogenannten Z-Bons nicht mehr aus, wenn die einzelnen Tagesbuchungen durch dessen Ausdruck gelöscht werden.
Wichtig für alle Unternehmer, die eine elektronische Registrierkasse verwenden, ist die Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten („Manipulationssicherheit“). Kassenhersteller dürfen nicht ermöglichen, dass die Daten so verändert oder gelöscht werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Eine Möglichkeit dafür ist das INSIKA-Verfahren (Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme), durch das alle Daten signiert werden. Damit können nachträgliche Veränderungen erkannt werden. Der Schlüssel wird durch eine Chipkarte erzeugt.
Eine Registrierkassenpflicht soll es aber nach wie vor nicht geben. Unternehmer, die keine manipulationssichere Registrierkasse verwenden wollen, können daher wie bisher eine offene Ladenkasse führen. Sie setzt voraus, dass die Kassenbestände täglich gezählt und die Tageseinnahmen ausgehend vom tatsächlichen Kassenbestand ermittelt werden, sofern nicht sämtliche Einzeleinnahmen aufgezeichnet werden. Ein täglich zu führendes Zählprotokoll sowie ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch sind dafür erforderlich.
Hinweis: Elektronische Kassen nimmt der Gesetzgeber mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen weiterhin in den Fokus. Die verschärften Neuerungen sind jedoch ab 1. Januar 2017 noch nicht zu berücksichtigen.